Le traitement des factures est une fonction commerciale exécutée par la division Comptes fournisseurs du service Comptabilité. Le processus implique le suivi d’une série d’étapes, à partir de la réception et jusqu’au règlement du paiement, pour gérer efficacement les factures des fournisseurs ou des fournisseurs. Ces tâches sont généralement effectuées manuellement à l’aide d’un grand livre général.
Cependant, comme pour tout processus métier manuel, le traitement des factures comporte son lot d’inconvénients et de limitations. Sur cette note, examinons comment l’automatisation des factures peut ajouter de la valeur aux entreprises et générer de meilleurs résultats.
Quelles sont les étapes impliquées dans le traitement standard des factures ?
Pour comprendre le fonctionnement de la facturation automatisée, il faut d’abord comprendre le processus de facturation standard. Il comprend les étapes suivantes :
- Lors de la livraison des biens ou des services, vous recevrez une facture du fournisseur ou du vendeur.
- Une copie de cette facture est scannée ou placée dans le système de classement. Les détails de la facture sont enregistrés dans le grand livre.
- Les détails de la facture sont corroborés et la facture est approuvée après une vérification approfondie.
- Enfin, le personnel autorisé approuve le paiement de la facture et la facture est réglée.
Qu’est-ce que le traitement automatisé des factures ?
Comme son nom l’indique, le traitement automatisé des factures automatise complètement ou partiellement le processus de facturation. Il s’agit d’un processus électronique qui extrait les données clés de toutes les factures entrantes et les insère dans les systèmes ERP ou AP pour faciliter des paiements plus rapides.
Comment fonctionne la facturation automatisée ?
La facturation automatisée aide à apprivoiser le chaos lié au traitement et à la gestion des factures de la manière suivante :
- La facture scannée ou la facture jointe à l’e-mail est analysée. L’outil d’automatisation des factures alimenté par ses capacités OCR extrait les données du fichier numérique.
- Les données extraites sont validées par rapport aux règles commerciales répertoriées dans le fichier principal des fournisseurs.
- La facture, qui est actuellement marquée comme « En cours de révision », passe à l’état « Vérifié » une fois que toutes les informations extraites ont passé les règles de validation à 3 voies qui correspondent aux informations de la facture reçue, des bons de commande et des reçus pour chaque facture. En cas de divergences, le dossier sera transmis à un examen manuel.
- Un rapport contenant toutes les données de la facture est généré et subit un codage du grand livre général, après quoi il est exporté dans le système AP ou ERP pour approbation et règlement.
- Les factures traitées sont finalement archivées pour référence ultérieure, audits ou maintien de l’historique des paiements.
Avantages du traitement automatisé des factures
L’automatisation des factures offre une multitude d’avantages qui peuvent être résumés comme suit :
Diminution du temps de traitement des factures
Au départ, économiser sur une ressource précieuse comme le temps est l’un des principaux avantages de l’automatisation du processus de facturation. Pour mettre ces économies en perspective, le traitement manuel des factures prend entre 20 et 21 jours. Cependant, ajoutez de l’automatisation dans le mix et vous pouvez réduire ce délai à 3 à 4 jours, ce qui est impressionnant !
Une amélioration du résultat net
Lorsque vous savez que le temps c’est de l’argent, les économies ci-dessus peuvent déjà être quantifiées en leurs contreparties monétaires. Le traitement rapide des factures réduit les pénalités et les intérêts, le cas échéant, que votre entreprise pourrait autrement percevoir pour les retards de paiement. De plus, il contourne également les coûts liés à l’impression des factures et à la tenue de registres physiques.
Réduction des erreurs de traitement des factures
Les systèmes automatisés sont moins susceptibles de faire des erreurs que leurs équivalents humains. Même la moindre erreur peut avalancher et avoir des ramifications coûteuses. Étant donné que la plupart des erreurs peuvent s’infiltrer lors des étapes de saisie ou de traitement des données, l’automatisation peut atténuer ses effets et éviter à l’entreprise d’atterrir dans des eaux chaudes. Cela réduit également les allers-retours pouvant résulter d’inexactitudes et réduit le nombre de chèques que l’entreprise devra émettre ou réémettre.
Meilleure productivité des employés
En proposant un outil d’automatisation des factures, vous donnez à vos employés les moyens d’en faire plus qu’ils ne le peuvent. Ces outils viendront compléter leurs capacités et réduire le temps passé par facture. De plus, il trouvera également l’équilibre entre vitesse et précision, ce qui libérera de précieuses ressources humaines pour des questions plus urgentes.
Moins d’embauches et de dépendances
En plus d’une plus grande productivité des employés , l’automatisation des factures permet aux entreprises de réduire leur personnel AP sans se soucier de leurs performances ni affecter leurs capacités. Avec des membres plus intelligents et plus efficaces dans l’équipe, la pression pour une embauche immédiate diminue, tout comme la dépendance impliquée. En conséquence, les entreprises peuvent évoluer à leur propre rythme et prendre des décisions d’embauche judicieuses.
De meilleures informations grâce aux données
Alors que nous passons à une économie axée sur les données, s’en tenir à des systèmes obsolètes ou hérités ne fera que poser plus de problèmes que de solutions. L’automatisation déplace l’ensemble de votre processus de facturation vers le champ de jeu numérique, ce qui permet aux entreprises de collecter plus de données et d’obtenir de meilleures informations grâce à celles-ci. Les entreprises peuvent exploiter les données de facturation à long terme pour surveiller les transactions et signaler les activités frauduleuses. De même, les données historiques peuvent aider à filtrer les fournisseurs et les fournisseurs douteux, ainsi qu’à offrir des remises et d’autres avantages aux fournisseurs de grande valeur.
Transparence et contrôle accrus
Depuis la mise en place d’une plateforme d’automatisation des factures, suivre les factures et leur statut en temps réel n’a jamais été aussi facile. Une telle caractéristique confère une plus grande transparence et attribue une responsabilité à tous les niveaux. Dans le même temps, la plupart des plates-formes d’automatisation des factures recherchent des approbations explicites du personnel autorisé tout en lançant des processus critiques, tels que le paiement des factures, ce qui offre un meilleur contrôle à l’organisation sans avoir à se lancer dans le jeu des chiffres.
Conclusion
Grâce aux informations ci-dessus, vous aurez peut-être une meilleure compréhension du rôle de l’automatisation dans le processus de facturation .
L’essentiel à retenir est que l’automatisation des factures pousse à adopter une approche centrée sur les données lors de la gestion des AP, ce qui peut grandement contribuer à stimuler la croissance de l’entreprise. Il colmate toutes les fuites et prend en charge les goulots d’étranglement qui peuvent entraver le traitement des factures en temps opportun. De plus, il transforme votre entreprise en un organisme en croissance qui répond aux besoins de l’entreprise et peut subsumer les solutions futures. En fonction de vos besoins, les entreprises peuvent augmenter les processus avec des technologies telles que l’apprentissage automatique, la modélisation prédictive, etc., et les intégrer de manière transparente. On peut même envisager de devenir mobile, ce qui était peut-être du jamais vu jusqu’à récemment !
Dans l’ensemble, l’automatisation des factures peut apporter des avantages à long terme, tels qu’une plus grande résilience, davantage d’économies et un fonds de roulement plus élevé qui peut être réinvesti dans l’entreprise pour alimenter une croissance accélérée.
